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Work Smartly!聰明工作

 
這幾天 在家靜養就來玩功能
呵呵 嘗試看看附檔的用法
 
(不過好像不太能用? 看來還是只能乖乖貼上ㄎㄎ)
 
想起之前 隨身牒的悲劇
有空時 真的應該好好找個地方
整理備份以前的作業報告
 
回顧自己過去的作文
慶幸還有那麼些微的進步XD
也不枉費嚴師曾經的磨練了
雖然那是一段非常頭痛的
壓力頗大學習時光
但我相信 學習的過程中 訓練的思考方式邏輯
在未來的生活 一定能派上用場
 
或許 還真該謝謝老師的"鐵腕"阿
 
做好時間管理,不如改正工作習慣
作者:吳凱琳  出處:Cheers 80期 2009/03
相關關鍵字:工作/時間管理/管理
要做好時間管理,與其花時間煩惱如何擬定規劃,把最多的工作塞進有限的時間表裡,還不如徹底檢討、修正你的工作習慣或方式,減少時間的浪費。
 
時間管理的第1守則,就是“Do the right thing right.”(用對的方法做對的事情)。
但是多數人只做到前半段,卻忘了後半段。翻開許多談論時間管理的書籍或文章,內容一定是告訴你,如何依據事情的輕重緩急,設定優先順序。但事實上,如何用對的方法做對的事情,其實更重要。
 
做事有方法,時間自然變多
       交通大學資訊管理研究所教授黎漢林就曾要求EMBA學生1年要看完100本書,當場引起大老闆們的激烈抗議。工作的事情都處理不完了,怎麼可能還有時間讀這麼多書?
直到學期最後,大家才恍然大悟是怎麼一回事。「我想測試看看,有幾個人可以找到最有效的讀書方法,」黎漢林說。事後他才向EMBA學生解釋什麼是有效的閱讀方法,從目錄、內文標題、前言以及關鍵章節的內容當中,抓住整本書核心概念,再用簡短的字數描述這個概念,就能吸收到一本書的精華。
 
       改善時間管理,不只是討論哪些事情該做、哪些不該做,你還得更進一步改變做事方法,多注意平常忽略掉的小細節,讓工作流程達到「最佳化」,大幅減少時間浪費。
該如何開始?美國卡內基訓練公司(Dale Carnegie & Associates)前執行長、目前擔任史都華李文顧問公司(Stuart Levine & Associates)執行長的史都華.李文(Stuart R. Levine),在《關鍵時刻》(Cut to the Chase)這本新書提供了有用解答。
1. 思考要慢,執行要快。
 
有些事情一旦你決定了,就無法再回頭,或者事後得花雙倍的力氣去調整。如果你真的想要節省時間,「第一次就要做對」是很重要的原則,寧可事前多花點時間,仔細討論,想清楚再動手,即使事後仍需要調整,但也不至於會太過離譜。
 
2. 再三確認,知道你該做什麼。
 
如果你一開始就會錯意,不清楚對方要的是什麼,就是在浪費時間做白工。很多時候,甚至你覺得很清楚對方的意思,最後卻發現相差十萬八千里。到底是對方沒說清楚,還是你的理解能力有問題?
 
假設你的主管要求你下星期報告最近的重大經濟趨勢,你可以自己先設想,哪些內容會是主管想要的,然後立即和主管討論,確定你們彼此之間的認知是一致的,就可以開始工作。
但是如果主管交代完,你就直接問比較細節的問題,例如是哪些經濟趨勢,一時之間他可能也很難說清楚,不如先做大略的研究,提出你初步的構想,再和主管確認最後內容的走向,會更有效率。
 
3. 時間壓力愈大,工作效率愈高。
 
規畫工作行程表時,不要只是列出該做的工作項目,還要在旁邊寫上預計完成的時間。一旦有了時間限制,就有了限期完成的壓力,工作時會比較專注,而不會毫無限制的拖延。
4. 工作之前,先把辦公桌清理乾淨。
 
如果你去知名餐廳或飯店的廚房就可以發現,廚師在開始烹飪之前,必定會把需要用到的食材和工具依照先後順序整齊地排列好。
同樣的,工作時不要把時間浪費在找東西。開始工作之前,請先空出一個乾淨的桌面出來,再把可能需要用到的資料或物品,放在方便拿取的地方。
 
5. 向外求助,別閉門造車。
 
如果你新接某個工作或專案,先詢問有經驗的同事或主管,什麼樣的工作方式最有效率,不要浪費時間自己去摸索,以免走錯方向。
平常,也應該多觀察他人不錯的工作習慣,自己多加學習,例如如何整理檔案文件、管理客戶等,這些都是伸手可及、立即可用的方法,應多加利用。
 
6. 凡事主動,等待只是浪費時間。
 
每次當有人說「我再打給你」這句話時,就當作他沒說過。請別浪費時間等待對方的回音,直接拿起電話打給對方,才是明智之舉。
或是,你的朋友或同事幫你介紹新的客戶或是某個人,先詢問他,你是否可以直接聯絡那個人,一方面表示尊重,另一方面又可以節省等待的時間。
 
7. 改變自己,適應其他人的工作習慣。
工作的完成需要有很多人的共同參與,但是每個人習慣的工作方式都不一樣,往往容易引起不必要的時間浪費。
要改變別人,不如先改變自己,順應別人的工作方式,讓流程的進行可以更有效率。平常互動時,多觀察對方的工作習慣,或是他最討厭別人有哪些壞習慣,避免自己踩到地雷。
8. 成功也要花時間分析。
我們常要求自己了解犯錯背後的原因,避免下次再犯。但是,你也應該知道自己哪些部份做得很好、原因是什麼。下次再遇到類似情況時,你才知道如何達到成果。當你知道成功的原因,又能避免可能的錯誤,才能有絕對的把握。
 
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